STUDI BANDING ARSIP DIGITAL KE DISDUKCAPIL KABUPATEN BANGLI
Pada Studi Banding Arsip Digital ini, Kamis (10/12). Tim dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil beserta Programmer dari Dinas Komunikasi, Informatika, Persandian dan Statistik Kabupaten Buleleng, diterima oleh Ibu Sekretaris Dinas bersama dengan Kabid PIAK, Kabid Pencatatan Sipil, Kasi SIAK dan ADB Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangli. Ibu Sekretaris Dinas mengucapkan terima kasih kepada Tim dari Buleleng, karena merupakan kehormatan bagi Kabupaten Bangli dapat kunjungan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng, karena dari pengetahuan Ibu Sekretaris Dinas, bahwa Kabupaten Buleleng mempunyai banyak inovasi dalam pelayanan Dokumen Kependudukan dan selalu mendapat penghargaan dari Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kemendagri.
Ibu Sekretaris juga menyampaikan dukungan untuk membantu Kabupaten Buleleng dalam penerapan Arsip Digital.
Selanjutnya pemaparan dari Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan mengenai Arsip Digital. Bapak Kabid menyampaikan bahwa penerapan Arsip Digital mulai dilaksanakan di Tahun 2019 dengan menggunakan Aplikasi SIAK 7.3.4 pada Menu Arsip/Dokumen sub Menu Arsip Lama. Pada SIAK versi 7.3.4.1. juga sudah ada Menu khusus yakni Menu Pengaturan pada Sub Menu Referensi yang yang mana pada Referensi ini ada Arsip Pindai dan Arsip Lokasi. Permohonan yang masuk ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bangli, sebelumnya discan dengan mesin Scanner. Selanjutnya File Permohonan yang berupa JPEG bukan PDF akan diupload pada Aplikasi SIAK. Untuk mengetahui bahwa permohonan sudah masuk ke Aplikasi SIAK tersebut adalah dengan mengecek biodata permohonan. Pada Biodata tersebut akan tampil dokumen permohonan sampai dengan Dokumen Kependudukan yang sudah menggunakan TTE. Pada pengarsipan ini akan diberikan Kode dalam penempatannya pada Lemari Arsip. Untuk penyimpanan Arsip Digital sementara ini masih pada SERVER SIAK untuk pelayanan, dan ke depannya akan menggunakan Server tersendiri agar kinerja SERVER SIAK untuk pelayanan tidak terlalu berat.
Bapak Kabid juga menyampaikan bahwa masyarakat yang mengajukan permohonan dokumen kependudukan dapat melalui daring, dan juga melayani Pemohon yang langsung datang ke Disdukcapil Kabupaten Bangli. Dan untuk permohonan daring yang berupa pdf belum dapat diintegerasikan secara otomatis dalam arsip digital. Karena terkendala program secara teknis.
Selanjutnya Bapak Kabid menunjukkan Rak/Lemari Arsip. Lemari tersebut sama dengan Lemari Arsip yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng. Penempatan Arsip di Lemari Arsip tersebut sudah sesuai dengan Kode yang ada pada Arsip Digital. Jadi dengan Pencarian Biodata di SIAK sudah dapat mengetahui posisi Arsip pada Lemari Arsip.
