TATA KELOLA ADMINDUK
TATA KELOLA ADMINDUK
“Tidak ada satupun pekerjaan yang diselesaikan dengan mengeluh”
Jika diibaratkan seperti kereta api, dulu kami adalah Kereta Api Uap yang kemudian berevolusi menjadi Kereta Api modern, kini kami menjadi Kereta Api cepat yang terus berinovasi melayani penumpang bukan hanya dengan service yang cepat, tepat tetapi juga memuaskan bagi pelanggan, dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Tetapi pelanggan kami semuanya adalah pelanggan first class, tidak ada economi class, bisnis class, maupun eksekutif class yang harus sangat kami perhatikan, kami layani keperluannya, kami penuhi setiap kebutuhannya, kami monitoring pelayanan yang diberikan sampai kami evaluasi pelaksanaannya.
Kami berusaha membuat suasana duka dengan tawa, menghadirkan suka dan bahagia bagi masyarakat, bagi masyarakat mendapatkan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil adalah sesuatu yang sangat membuat mereka bahagia, membuat mereka tersenyum saat melangkah keluar meninggalkan kantor, senyum simpul tulus itulah menjadi tujuan utama kami dalam menghadirkan pelayanan yang membahagian masyarakat. Tantangan ini lah yang menjadi suka duka bagi kami sebagai pelayan masyarakat.
Kami masuk ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada 7 Januari 2015, sedikit memberikan gambaran kenapa Kabupaten Buleleng menjadi “tantangan tersendiri dalam memberikan pelayanan kepada masyarakatnya terutama Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Kabupaten Buleleng berada di belahan utara Pulau Bali, memanjang dari barat ke timur, yang memiliki luas wilayah 1.365, 88 Km2 atau 24,25 % dari luas Provinsi Bali, dengan panjang pantai ± 157 Km. Secara administrasi Kabupaten Buleleng terdiri dari 9 Kecamatan, 129 Desa, 19 Kelurahan, dan 169 Desa Adat.
Secara Topografi Wilayah Kabupaten Buleleng di bagian Selatan merupakan wilayah perbukitan dan pegunungan, sedangkan di bagian Utara merupakan dataran rendah disepanjang pantai. Menyatunya ataupun relatif dekatnya antara wilayah pegunungan dengan pantai memberikan makna tersendiri bagi Kabupaten Buleleng dibandingkan dengan Kabupaten lainnya di Provinsi Bali. Sebanyak 31,56 % berada pada ketinggian antara 100 – 499 meter di atas muka laut, daerah yang mempunyai ketinggian di atas 500 meter di atas muka laut sekitar 26,36 % sisanya merupakan lahan dataran (0 – 25 meter). Tingkat kemiringan beraneka ragam yaitu: tanah datar 8,98%, tanah landai 51,41%, selebihnya adalah tanah terjal yaitu sekitar 23,9%.
Sebelumnya perlu diingat bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah sebuah Dinas yang kurang mendapat perhatian dan tempat di mata masyarakat, dari segi kepegawaian, Pegawainya dikenal dengan “Pegawai buangan, kantornya kecil, kurang teratur, Kantor nya sendiri tidak layak disebut kantor. Secara bertahap kami pun “berubah, dimulai dari kita mendapatkan gedung milik inspektorat, kemudian pembangunan Gedung Pelayanan dan pembangunan Gedung Arsip di Tahun 2013, Tahun 2014 kami memantapkan untuk pengarsipan terutama Arsip Pencatatan Sipil yang harus disimpan seumur hidup.
Ketika kami mengambil tongkat kepemimpinan sebagai Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada tahun 2015, kami mulai menata arsip secara besar besaran dan bertahap, melakukan pencetakan Akta masal dan miskin, melakukan jemput bola pelayanan, penertiban dokumen kependudukan, dan juga pelayanan statis di kantor. 2 Tahun belakangan yakni 2015 dan 2016 kami disibukkan dengan koordinasi2 tentang Penggunaan Dana Tugas Pembantuan dari Ditjen Dukcapil sendiri, dimana segalanya terasa baru, dan memberikan tantangan tersendiri untuk bisa mengikuti, Pelayanan pun masih berjalan seperti biasanya. Penerbitan Dokumen Kependudukan, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan perekaman KTP Elektronik, sidak sidak penduduk pendatang.
“Menemukan diri tertinggi Anda yang ikhlas dan melayani dengan penuh tanggung jawab adalah jantung dari pelayanan publik yang berkualitas.”~Djajendra
Begitu memasuki Tahun 2017, kita mulai dengan berbagai “terobosan yang cukup signifikan, sebelumnya pelaksanaan pelayanan petugas duduk dan berhadapan dengan masyrakat dimana masyarakatnya itu berdiri, kita rubah kita pangkas meja marmer yang ada dihadapan masyarakat jadi antara petugas pelayanan dengan masyarakat bisa face to face.
Kemudian waktu penyelesaian pelayanan yang semula 1 minggu selesai kita rubah menjadi 1 hari selesai dan tahun 2017 awal, penyelesaian pelayanan kita menjadi 1 Jam selesai, pertama di Propinsi Bali. Yes we are moving, kita sedang bergerak cepat, as fast as we can serve people, kita ikuti perkembangan yang ada, kita kembangkan berbagai inovasi yang bisa memudahkan masyarakat untuk pelayanan, ini berakibat kami semua harus fokus terhadap pelayanan, tidak ada waktu untuk main – main. Untuk mendukung itu kami lakukan penyederhanaan SOP, formulir permohonan agar lebih praktis, efektif dan efisien.
Ceritanya pada awal januari kami mengadakan rapat rapat untuk membahas persyaratan Akta – akta untuk disederhanakan, tanggal 16 Januari 2017, kami mengambil langkah seluruh pengurusan administrasi akan dilayani satu hari jadi (one-day service). Masyarakat akan langsung dilayani menurut nomor antrian yang diambil, waktu itu nomor antrean masih manual.
Di Tahun 2017 kami mendapatkan dana untuk membuat mobil pelayanan Keliling yang lengkap, kita berharap bisa untuk melayani masyarakat ke seluruh pelosok Desa / Kelurahan di Kabupaten Buleleng. Kami pun mulai untuk menyusun perencanaan Pelayanan Jemput Bola. Di setiap tahunnya rata-rata kami melakukan pelayanan jemput bola ke 21 Desa / Kelurahan, pelayanan akta masal, perekaman keliling bagi yang tidak bisa ke kantor, sosialisasi Pelayanan ke desa – desa, kegiatan2 lain yang di akomodir Pemerintah Daerah yang bersentuhan langsung dengan masyarakat kita ikuti. Kami pun sebagai pengambil kebijakan putar otak bagaimana bisa memenuhi kepuasan internal dan eksternal. Di Internal adalah memenuhi kepuasan bagi Pegawai kami agar mereka nyaman dalam bekerja sehingga akan berpengaruh terhadap hasil kerjanya, sedangkan di eksternal adalah kepuasan kepada masyarakat yang wajib untuk dipenuhi kebutuhannya.
Tanggal 26 Oktober 2017, kami me - Launching KIA dan brand Inovasi Adm. Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kab. Buleleng, oleh Bapak Bupati dihadiri oleh Kepala Dinas Dukcapil dan KB Prov. Bali. Sebagai Kabupaten yang menjadi Pilot Project Selain melaksanakan pelayanan dokumen kependudukan dan dokumen pencatatan sipil sebagaimana tersebut di atas, Kabupaten Buleleng pada tahun 2017 ini bersama 50 Kabupaten/ Kota lainnya di Indonesia mendapat mandat dari Pusat sebagai Kabupaten Penerbit Kartu Identitas Anak. Hal tersebut tertuang dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri nomor 71.13-112 DUKCAPIL TAHUN 2017 tentang Penetapan Kabupaten/Kota sebagai Pelaksana Penerbitan Kartu Identitas Anak. Kami pun diberi target dalam penyelesaian Pencetakan KIA yakni 20% atau sekitar minimal 20.000 KIA, Tantangan itu pun kami terima, sampai dengan akhir 2017 telah tercetak lebih dari 20 ribu KIA yang tersebar di 9 Kecamatan di Kabupaten Buleleng. Proses dalam pencetakan itu melalui berbagai halangan dan rintangan yang hanya menjadi bagian cerita kami, kami mencetak KIA tersebut di rumah operator, siang malam, dan bahkan di hari libur pun kami melalukan pencetakan KIA masal secara bergiliran.
Begitu terbitnya Permendagri Nomor 19 Tahun 2018 tentang Peningkatan Kualitas Layanan Administrasi Kependudukan Kabupaten Buleleng sudah 1 tahun lebih dulu melaksanakan pelayanan "one hour service" sejak Januari 2017. Jadi sudah dilaksanakan setahun lebih dan berjalan dengan lancar walau tingkat mobilitas penduduknya sangat tinggi., kemudian terkait pasal 9, setiap hari kami mencetak PRR di jam dan diluar jam kantor, untuk peningkatan kualitas pelayanan, kami adakan kegiatan pendampingan ISO 9001:2015 Quality Management Systems.
Sebisa mungkin, semampunya yang terbaik yang bisa kami persembahkan adalah berupa target – target yang terselesaikan, laporan yang valid dan capaian kinerja sesuai dengan target kinerja, bahkan lebih dari itu, kami beserta pasukan berusaha sekuat tenaga untuk mencapai prestasi yang bisa membanggakan dan mengharumkan nama Disdukcapil. Kita tidak dipandang sebelah mata lagi, tetapi sudah mulai menjadi Primadona diantara SKPD lain, karena tanpa Identitas Kependudukan semuanya tampak tidak akan berjalan, layanan sosial, fasilitas kesehatan, perbankan, keuangan, pendidikan dan lain lain semuanya didasari dari Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Pada bulan oktober 2015, Dirjen Dukcapil membuat surat edaran tentang Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu Pelayanan Administrasi Kependudukan berstandar International (ISO 9001; 2008). Dan sesuai dengan arahan Bapak Dirjen tanggal 7 Agustus 2017 yang mengajak untuk terus kita berbenah dan memperbaiki diri. Setiap waktu ingat terus prinsip manajemen yang paling sederhana Plan Do Check and Action. Rencanakan, kerjakan dan awasi/cek. Rencanakan apa yang akan dikerjakan. Kerjakan yang sudah direncanakan. Awasi/cek rencana dan pelaksanaan kegiatan. Tetapi disetiap tahun pada saat Action ada kegiatan kegiatan yang sebelumnya tidak dijadwalkan, tidak direncanakan, tiba tiba langsung ada dan harus diikuti, yang kami segera lakukan adalah rapat - rapat, konsultasi, komunikasi ke semua pihak terkait untuk membahas bagaimana mengeksekusi kegiatan tersebut, kami monitor dan kami evaluasi.
Gayung pun kami sambut, di tahun 2017 perubahan kita langsung menganggarkan untuk Pendampingan ISO 9001; 2015, kala itu dimulai pada bulan oktober 2017, kami buta tentang apa itu ISO, semua pegawai mengikuti dengan sungguh sungguh. Tanpa meninggalkan Pelayanan kepada masyrakat, bagaimanapun juga pelayanan kepada masyarakat jangan sampai terputus,dan menepati janji sesuai dengan janji pelayanan kita yakni 1 jam selesai. Kemudian pada tahun 2018 Pendampingan, Implementasi Audit dan sampai dengan Sertifikasi. Hingga akhirnya tanggal 4 September 2018 kita dinyatakan lulus dan diajukan mendapatkan sertifikat dari Lembaga Audit BSI untuk bisa memperoleh sertifikat ISO 9001; 2015.
Kini di tahun 2019 kami menganggarkan dan melaksanakan Surveillence / Pengawasan terhadap pelaksanaan Pelayanan yang telah memperoleh sertifikat tersebut. Kegiatan ini sungguh banyak mengambil tenaga, pikiran, fisik dan mental tanpa sedikitpun mengabaikan kepentingan pelayanan kepada masyarakat, terapi hasil yang diharapkan sungguh menjadi kebanggaan kita sebagai Pegawai Dukcapil, bagian dari Pemerintah Daerah bahkan di Bali, karena menjadi satu - satunya Dinas Dukcpail di Bali yang memperoleh sertifikat ISO dan no 2 di Kabupaten Buleleng. Hikmah dari pelajaran ini adalah “Tidak ada yang tidak mungkin semuanya hanya diperlukan langkah pertama”
Sampai akhir nya pada tanggal 3 dan 4 September 2018, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng di Audit oleh Badan Sertifikasi Independen BSI (The British Standards Institution). Audit Implementasi Stage I dan II terhadap 23 (dua puluh tiga) jenis layanan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil begitu juga Audit pada semua Bidang dan Sekretariat.
Prestasi – prestasi dan kegiatan yang telah dicapai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng antara lain;
- Disdukcapil Kab. Buleleng tahun 2017 dari 9 kab kota sebali meraih Peringkat Tertinggi capaian kepemilikan akta kelahiran anak usia 0-18 tahun se Bali sebanyak 92,91 %, sehingga Kabupaten Buleleng menerima Penghargaan Pemenuhan Hak Sipil Anak dari Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.
- Tahun 2017 bersama 4 OPD lainnya mewakili kab buleleng penilaian menjadi pelaksanaan Maturitas Sistem Pengendalian internal Pemerintah.
- Tahun 2018 Juara 1 lomba pengelolaan pelayanan informasi publik antar kab Kota se Prov Bali.
- Meraih Sertifikat ISO 9001 ; 2015 bulan Oktober 2018
- Tahun 2018 telah ditetapkan menjadi SKPD sampel Zona Integritas menuju WBBK dan WBBM
- Menjadi salah satu sample pelaksanaan Reformasi Birokrasi dari 3 SKPD
- Juara Harapan 3 Lomba Arsip se-SKPD di Kabupaten Buleleng
- Aktif mengikuti dan mendapatkan juara Lomba – lomba yang diselenggarakan oleh Pemkab Buleleng, seperti Juara 1 Lomba Penjor Tahun 2017, Juara 1 Lomba Mejejahitan Tahun 2018, konten dll.
- Pada tanggal 26 – 27 Agustus 2019, Disdukcapil Kabupaten Buleleng telah menyelesaikan proses surveillance audit yang dilakukan oleh auditor eksternal, yang diwakili oleh Bapak Wira Prasetya selaku Client Manager & Auditor dari British Standard Institution (BSI Group Indonesia). Pada audit yang dilaksanakan selama dua hari tersebut, Disdukcapil Kabupaten Buleleng dinyatakan masih berhak menyandang sertifikasi ISO 9001:2015.
- Meraih penghargaan kategori “Dukcapil Bisa” ini diberikan kepada daerah dengan kriteria luas wilayah yang memiliki jumlah penduduk sedang (501 ribu jiwa s.d 1 juta jiwa) dan diikuti pula dengan pencapaian target tertinggi pada penerbitan akta kelahiran, perekaman KTP elektronik, kualitas pelayanan, inovasi dan kinerja Kepala Dinas.
“Landasan Pelayanan Berkualitas Adalah Merawat Loyalitas Dengan Cara Memahami Kebutuhan Pelanggan.” – Djajendra
Adapun nama-nama branding Invonasi Pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng adalah sebagai berikut:
- Pelayanan Statis Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kantor
Branding : ONE HOUR SERVICE
SPM memberikan waktu pelayanan untuk penyelesaian dokumen kependudukan dan pencatatan sipil selama 14 hari kerja, tahun 2011–2013 sudah bisa dilaksanakan dalam 3 hari kerja, kemudian tahun 2014-2015 menjadi 1 hari kerja, dan sejak tanggal 16 Januari 2017 dengan perjuangan yang tidak kenal lelah dengan melakukan pengkajian dan reviu SOP, penataan raung dan alat kerja yang kami miliki, kini kami mampu laksanakan dalam waktu 1 jam selesai.
Sesungguhnya pelayanan yang kami laksanakan saat ini sudah kami berikan sentuhan- sentuhan inovasi yang luar biasa. Sebagai contoh : Untuk memberikan pelayanan penerbitan KK, KTP, SUKET, SKPWNI, Akta Lahir, Akta Kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, dll sepanjang persyaratan lengkap.
- Pelayanan Jemput Bola Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
- Pelayanan Jemput Bola Perekaman Data KTP-el dan atau Konsolidasi data Kependudukan.
Branding : DIRIMU (Datangi, Rekam Identitas, Masalah Usai) dan JELITA (Jemput Layani Terbit Identitas)
- Pelayanan Jemput Bola Akta-Akta Pencatatan Sipil.
1). Pelayanan Akta Kelahiran bagi penduduk baru lahir:
Branding : ALITA (ANAK LAHIR BER AKTA)
2). Pelayanan Penerbitan Akta Kematian:
Branding : MATA (MATI BER AKTA)
3). Pelayanan Penerbitan Akta Perkawinan dan Perceraian
Branding : WANITA (WARGA NIKAH BER AKTA)
Branding : CERITA (CERAI BER AKTA)
Kami pun sangat berusaha untuk bernegosiasi dengan DPRD dan Bagian Keuangan demi mendapatkan “asupan Anggaran demi bisa melayani Masyarakat dengan sangat baik.loby loby untuk penganggaran pada Tahun 2019 gencar kami lakukan, rayuan maut dengan membawa data dukung kami sodorkan agar Pelayanan Administrasi Kependudukan bisa maksimal. Apalagi di Awal tahun 2019 Kabupaten Buleleng khususnya mengadakan penghelatan pesta rakyat yakni Pileg dan Pilpres, sudah barang tentu Disdukcapil menjadi bagian dalam kegiatan ini.
Salah satu yang menjadikan image negatif SKPD di bidang pelayanan adalah adanya sangkaan pungli dan banyaknya calo yang dating untuk “membantu kepengurusan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil bagi masyarakat yang tidak sempat untuk dating ke Kantor. Sehingga dari berbagai masukan, saran dan adanya keluhan dari masyarakat banyak yang tidak mendapatkan antrean, untuk mengatasi membludaknya calo dan kaur yang datang, kami membuat kebijakan dimana untuk calo dilayani setelah Jam 12 siang dan jika itu kaur maka wajib melampirkan surat tugas dari Desa / Kelurahan. Sehingga Pelayanan yang kami berikan bisa dirasakan oleh masyarakat langsung yang datang ke Kantor Kami.
Ketika Kementerian Dalam Negeri (Kemdagri) menargetkan 10 rencana kerja terpadu dalam penyelenggaraan Administrasi Kependudukan (Adminduk) tahun 2019.
Dirjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kemdagri Zudan Arif Fakrulloh mengatakan, komitmen Kemdagri pada tahun ini membenahi penyelenggarakan Adminduk. Menurutnya upaya ini telah dilakukan dalam empat tahun terakhir meski belum membuahkan hasil yang menggembirakan.
Memulai awal tahun 2019, menurut Zudan terdapat ada 10 agenda besar dalam penyelenggaraan Adminduk. Pertama, alih teknologi untuk kemandirian Dukcapil. Kemandirian teknologi secara bertahap dimulai sejak tahun 2018 dan semakin dioptimalkan di tahun 2019. Untuk itu, peningkatan sumber daya manusia Dukcapil terus dilakukan, terutama proses alih teknologi dengan mitra yang selama ini bekerjasama dalam pengelolaan teknologi Dukcapil.
Kedua, memperluas pelaksanaan Gerakan Indonesia Sadar Adminduk (GISA). Sejak dicanangkan secara nasional pada awal 2018, GISA secara maraton diterapkan di provinsi dan kabupaten/kota. Pada tahun 2019, GISA semakin diperluas hingga ke tingkat kecamatan dan desa/kelurahan. Kami melaunching GISA pada 25 Maret 2018 sebagai bagian dari Negara Kesatuan RI dan bertepatan dengan Suasana HUT KE 414 Kota Singaraja
Ketiga, keberlangsungan sistem melalui peremajaan, pemeliharaan, dan pengembangan sistem untuk keberlangsungan sistem penyelenggaraan Adminduk, serta peningkatan kualitas SDM. Langkah kami yakni antisipasi dengan penganggaran untuk peremajaan sarana dan prasarana yang ada, pemeliharaan secara periodik, pengembangan Aplikasi-aplikasi yang memudahkan masyarakat untuk mendapat pelayanan seperti Aplikasi Antrean Elektronik, kemudian kami juga memiliki cadangan dari sarana dan prasana akan pelayanan.
Keempat, mendukunng suksesnya Pemilu 2019 melalui penyediaan data kependudukan, pemutakhiran data kependudukan, memaksimalkan kepemilikan KTP-el, percepatan pencetakan KTP-el, dan menyiapkan call center untuk tujuan validasi data kependudukan.
Kelima, meningkatkan pelayanan publik melalui pemanfaatan data kependudukan (pemanfaatan card reader, akses data, dan call center), kami sudah menggunakan media social secara aktif sebagai media komunikasi kami kepada masyarakat Kabupaten Buleleng khususnya.
Keenam, mengembangkan inovasi melalui Dukcapil Go Digital, pelayanan daring/online, pelayanan terintegrasi, penciptaan ekosistem dalam penyelenggaraan Adminduk dengan lembaga lain.
Ketujuh, pelaksanaan affirmative policy dan affirmative action melalui pelayanan penduduk rentan, terisolir, dan penduduk di kawasan perbatasan negara, dan LP/Rutan.
Kedelapan, pelaksanaan dan pendampingan pelayanan Adminduk bagi WNI di luar negeri, yang selama tahun 2018 sudah dilakukan di 14 negara meliputi Malaysia, Taiwan, UEA, Filipina, Arab Saudi, Qatar, Australia, Amerika Serikat, Belanda, Jerman, Jepang, Korea Selatan, Hongkong dan Nigeria.
Kesembilan, membangun ekosistem pelayanan Adminduk dengan mendorong percepatan dan peningkatan kualitas layanan bagi penduduk. Dan kesepuluh, pendokumentasian produk, aplikasi, sistem, dan inovasi penyelenggaraan Adminduk.
Di Akhir tulisan ini, kami ingin menyampaikan beberapa hal dengan harapan nantinya bisa diwujudkan karena akan sangat membantu dalam tugas-tugas dan pelaksanaan Pelayanan Kependudukan, yakni;
- Kami sudah sangat semangat, kami ingin membahagiakan masyarakat Buleleng, menjaga komitmen kami sesuai dengan Kebijakan Mutu sesuai dengan Maklumat Pelayanan, jadi kami berharap bisa mendapatkan gedung pelayanan baru yang bisa mendukung pelayanan, karena gedung yang ada sekarang belum memenuhi ekspektasi dari masyarakat.
- Pelayanan yang menjadi Primadona hingga saat ini adalah KTP – Elektronik, semenjak ketersedian Keping KTP Elektronik terbatas, kami merasa belum bisa memenuhi keinginan masyarakat, kami mohon di tahun mendatang bisa semakin banyak Keping KTP – Elektronik yang dihibahkan ke Kabupaten / Kota sesuai dengan kebutuhan.
Singaraja, 12 Agustus 2019
Detr4
Ps;
kegiatan – kegiatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng bisa dilihat di ; https://disdukcapil.bulelengkab.go.id/
